Mudanza de oficina en Barcelona

• Inventario y etiquetado por puesto de trabajo.
• Desmontaje y montaje de mesas, mamparas y armarios.
• Embalaje de material de oficina y archivo.
• Traslado de equipos informáticos, con protección específica.
• Movimiento de archivo con control de cajas.
• Protección de suelos, ascensores y accesos en ambos edificios.
• Retirada de mobiliario que no se traslada, a gestor autorizado.
• Traslado en fin de semana o fuera de horario, para no parar la actividad.

1. Visita a los dos locales, con medidas de accesos, ascensores y pasillos.
2. Plano del destino con la posición de cada puesto y su numeración.
3. Etiquetado por puesto, no por contenido. Cada caja y cada monitor llevan el número de su destino.
4. Calendario por fases, con la lista de qué debe estar operativo cada día.
5. Responsable único de contacto por cada parte.
6. Coordinación con informática para el corte y la vuelta de los servicios.
7. Aviso a la propiedad o al administrador de ambos edificios.

Con el etiquetado por puesto, la descarga deja de ser una decisión constante y se convierte en una tarea mecánica. Es lo que acorta el tiempo de parada.

Antes de desconectar:

• Copia de seguridad verificada. No basta con que exista: hay que comprobar que se restaura.
• Fotografía de la parte trasera de cada equipo y del rack.
• Etiquetado de cables por puesto.
• Rack y servidores tratados aparte, con su propia protección y, si es posible, transporte independiente.
• Fecha confirmada de alta de la conexión de datos en el destino.

Ese último punto es el que más traslados retrasa: el mobiliario llega y la línea no está. Conviene tenerla contratada y probada con antelación.

El traslado de documentación con datos personales sigue estando sujeto al Reglamento General de Protección de Datos: las cajas deben ir cerradas, identificadas y bajo control, y el acceso limitado a quien corresponda. La documentación que se destruye se entrega a un servicio de destrucción certificada, no al contenedor de papel.

Vale la pena aprovechar la mudanza para depurar archivo, pero con criterio de plazos de conservación, no por espacio.

Dos condicionantes que se resuelven antes de fijar la fecha:

• Ocupación de vía pública para el camión, con autorización municipal para la fecha y franja concretas.
• Zona de Baixes Emissions Rondes de Barcelona, que restringe la circulación de vehículos sin etiqueta ambiental en días laborables y condiciona qué vehículo se usa.

A eso se suman las normas del edificio: reserva y protección del ascensor, franjas horarias permitidas para carga, y en algunos edificios de oficinas la obligación de trabajar fuera del horario laboral.

• Número de puestos de trabajo y volumen total.
• Metros de archivo.
• Desmontaje y montaje de mobiliario y mamparas.
• Traslado en fin de semana o en horario nocturno.
• Accesos, plantas y ascensores disponibles en ambos locales.
• Retirada y gestión de mobiliario descartado.
• Traslado de rack y equipos críticos.